مقدمة

   يعتبر التوثيق من أهم الأمور اللازمة لضمان الحقوق و ضمان تنفيذ الأعمال على أكمل وجه. تتجه الشركات و المؤسسات لانشاء عقود لضمان حقوقهم و حقوق الأطراف الأخرى وهذا ما أدى إلى وجود عدد كبير من العقود لدى المؤسسات كعقود الشراء، البيع، الموظفين، الايجار، المشاريع، والصيانة و هذا كمثال على العقود مع وجود أنواع أخرى كثيرة.

   تجد معظم المؤسسات تحدي كبير في عملية ادارة العقود في حال كانت هذه العقود ورقية. تبدأ التحديات من انشاء العقد، أو مراجعة العقود المقدمة من الاطراف الاخرى وانتهاءً بمعرفة تاريخ انتهاء احد العقود من اجل تمديد العقد أو انهاءه أو تجديده أو تواريخ الدفعات او الضمانات المرتبطة بالعقود. تتضمن عملية ادارة العقود ورقيا اضاعة الكثيرمن الوقت و الجهد وخاصة عندما يكون لدى المؤسسة العشرات أو المئات من العقود مع الاطراف الأخرى كما تتضمن احتمال الاخطاء البشرية.

   يتعين على الشخص المعني بانشاء العقود الالمام بالكثير من البنود القانونية و معلومات الاطراف الاخرى، و الدفعات و نطاق العمل والضمانات والتي يجب مراجعتها واخذ الاستشارة القانونية عليها.

   نظراً لكثرة التفاصيل المهمة داخل كل عقد و وجود عدد كبير من العقود لدى كل شركة و مؤسسة، فقد قامت شركة افيرماسوفت بتطوير نظام عقود والذي يتيح للمستخدم تنظيم وادارة العقود الخاصه باعمال المؤسسة من خلال مجموعه متنوعه من الخدمات الخاصه بالاعمال كونه يوفر نماذج مختلفه من العقود تلبي كافة احتياجات المؤسسة.

نظرة عامة على نظام عقود

    نظام إدارة العقود حل شامـل سهل الاستخـدام يساهم في تنظيـم وإدارة عقود الشركـات والمؤسسـات من خلال نظـام آلي متكامـل، إذ تم انشاء النظـام ليلائم جميع احتياجـات المؤسسـات والشركـات على اختلافهـا باللغتين العربية والانجليزية، وبما يتوافق مع الأنظمة والقوانين المعمول بها في الدولة. 

    عقود يعد من أهم الأنظمة الحديثة التي تنظم الأعمال المتعلقة بالعقود بداية من إنشاء العقد من خلال استخدام نماذج العقود المدخلة الى النظام بصيغة قانونية سواء باللغة العربية أو الإنجليزية، كما يتيح النظام العديد من المزايا للمستخدم  كتنظيم عملية متابعة الدفعات و تسجيل كافة المتابعات و الشكاوي على كل عقد، كما يوفر النظام خدمة الإستشارت في العقود سواء على كامل العقد أو لبند معين فيه من خلال مستشارين قانونين، إرفاق الوثائق و المستندات الخاصة بكل عقد والتذكير بأهم المعلومات الواردة في كل عقد على حدة قبل موعد من تاريخها كتاريخ انتهاء العقد، الدفعات، الضمانات و الشروط التي تخضع لغرامة.

فوائد استخدام نظام عقود

     ·       إدارة كافة العقود في نظام واحد يمكن الوصول اليه في أي وقت.

·       إنشاء نماذج عقود خاصة بالأعمال يمكن استخدامها في حال وجود عقد جديد.

·       إمكانية التعديل والإضافة على العقود بما يخص كل عقد.

·       موافقات سير العمل للعقود عن طريق المخططات Workflow.

·       إدارة كافة الممتلكات و ربطها بالعقود الخاصة بها.

·       التنبيه قبل انتهاء مدة العقد بوقت مبكر و لأكثر من مرة واحدة.

·       التنبيه قبل انتهاء مدة صلاحية الضمانات على العقد و لأكثر من مرة واحدة.

·       التنبيه قبل استحقاق موعد الدفعات الخاصة بكل عقد و لأكثر من مرة واحدة.

·       تذكير العميل بالدفعات الواجب دفعها قبل موعدها ليتم تسديدها.

§       التنبيه للشروط التي تخضع لغرامات.

·       إمكانية أرشفة كافة العقود الموقعة و مرفقاتها داخل النظام.

·       إمكانية استخدام النظام باللغتين العربية والانجليزية.

·       عرض تواريخ الأنشطة الأخيرة لكافة العقود و رصدها.

·       إمكانية إضافة الوسوم كمعلومات دلالة.

·       إمكانية استخدام أكثر من عملة في النظام.

·       إمكانية تجديد أو إنهاء أو تمديد أي عقد.

·       إمكانية الاضافة المستخدمين و تحديد صلاحياتهم.

·       التوقيع الالكتروني لغاية 50 عقد شهرياً.

·       إنشاء مساحات عمل للعقود ( Work Space )  و تحديد صلاحيات المستخدم لتلك المساحات.

·       إمكانية إستشارة أي من المستخدمين بما يخص عقد أو بند منه أو إستشارة خبراء ومستشارين قانونيين .

·       يمكن إستخدام النظام النظام لأكثر من قسم و لكافة العقود سواء كانت بدائرة المشتريات أو العقود التي تخص دوائر الإستثمار، القانونية، الهندسية، تكنولوجيا المعلومات، الصيانة و غيرها.

·       إمكانية استخراج التقارير الخاصة بمعلومات العقود، الدفعات، الكفالات، الممتلكات و نسب الإشغال.

العائد من الإستثمار بنظام عقود

 تسعى الشركات و المؤسسات إلى قياس و معرفة الفائدة العائدة عليها من الإستثمار في نظام عقود، بعد الدراسة و البحث مع زبائننا تبين وجود عدةمعايير يمكن من خلالها معرفة العائد من الإستثمار في النظام.

المخاطر

تزداد نسبة المخاطر التي تتعرض لها الشركات و المؤسسات في مجال العقود مهما كان عددها بكثرة التفاصيل الواردة في العقود و التي تحتاج لمتابعة بشكل مستمر لتجنب المخاطر العدة التي يمكن التعرض إليها سواء كانت مادية أو قانونية أو غيرها ....

بعض الحالات الممكن التعرض لها:

1-    تجديد بعض العقود تلقائياً مع عدم الرغبة بتجديدها.

2-    وجود أكثر من عقد لنفس الغاية و بنفس الفترة الزمنية.

3-    عدم التنبه للشروط التي تخضع بغرامات.

4-    عدم تجديد الكفالات مع الموردين مما يجعلها بلا فائدة.

5-    عدم الإنتباه لتاريخ انتهاء العقد، الدفعات، المتطلبات، الكفالات.

الكفاءة

يعد الإستخدام الأمثل للموارد المتاحة لتحقيق حجم أو مستوى معين من النتائج بأقل كلفة و مدة زمنية من أهم مقاييس النجاح للمؤسسات في تحقيق أهدافها، و باستخدام نظام عقود يمكن رفع كفاءة العمل بما يخص عمل و إدارة العقود.

من الأمثلة على رفع كفاءة العمل بما يخص العقود:

1-    تقليل الوقت عند إنشاء، تمديد، إنهاء أو متابعة العقود.

2-    ضبط جودة الخدمات المقدمة من قبل موردين جيدين لوجود الشكاوي و المتابعات للموردين السابقين.

3-    سرعة الموافقات و التعديلات على العقود.

4-    تقليل عدد الموظفين لمتابعة العقود و تقليل الخطأ البشري.

5-    تحسين أداء التحصيل المالي.

6-    سهولة تدقيق العقود.

التخطيط

يعنى التخطيط بوضع الخطط المستقبلية للشركة أو المؤسسة مع تحديد أهداف طويلة أو قصيرة الأمد؛ وذلك عن طريق الخطط المرسومة للوصول للأهداف المعلنة، مع الأخذ بعين الاعتبار جميع المستجدات التي من الممكن أن تظهر في أي وقت. يلزم التخطيط الحصول على تقارير و معلومات دقيقة بوقت زمني قصير للحصول على نتائج جيدة.

يساعد نظام عقود بعملية التخطيط بما يلي:

1-    استخراج التقارير لكل دائرة على حدة بالعقود التي ستجدد بالسنة القادمة و مجموع قيمها لاستخدام ذلك بوضع الموازنة التقديرية.

2-    معرفة الوضع المالي للدفعات المستحقة و الواجب دفعها خلال فترة زمنية معينة مما يساعد في عملية صنع القرار.

3-    تقليل و ضبط النفقات.

4-    التخطيط للإستثمار بطريقة صحيحة من خلال تقارير الممتلكات و استخدام نسبة الإشغال.